I tempi di conservazione dei documenti - di Pasqualino Pontesi

Ritagliate e conservate questo articolo se volete evitare che vi possano richiedere un pagamento che avete invece già eseguito! Anche se la nostra vita dipende sempre di più dall’utilizzo di computer, internet ed informatizzazione degli archivi, vi sono dei documenti che è sempre meglio custodire. Alcuni, non soggetti ad obbligo di conservazione, è bene tenerli nei cassetti: libretto di lavoro, contratto di locazione, rogito notarile, lettere di assunzione, di licenziamento ecc. Altri, invece, sono soggetti a termini di prescrizione, fissati per legge, che variano a seconda della tipologia del documento e che vanno quindi conservati per un periodo di tempo variabile, da tre a quindici anni, per poterli poi esibire in caso di richiesta, ed evitare così di pagare due volte lo stesso importo con l’aggravante di sanzioni pecuniarie. Insomma, per non incorrere rischi, serve un po’ di pazienza e tanto ordine!
Dichiarazione dei redditi: oneri e spese indicati nel modello Redditi e 730 quali rate del mutuo, spese mediche, certificazioni varie e modelli F24 devono essere conservati fino al 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione fiscale. Le ricevute per spese di ristrutturazione del patrimonio edilizio e sul risparmio energetico devono invece essere custodite fino al il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si ha avuto la detrazione dell’ultima quota del bonus Irpef. Il contribuente che, ad esempio, avendo sostenuto spese nel 2015, indicherà l’ultima quota delle dieci previste nel 730/2025, dovrà conservare l’intera documentazione per 15 anni e quindi fino al 31 dicembre 2030. Cinque gli anni per le ricevute di Imu e Tasi. Considerato che i termini per il controllo della documentazione potrebbero essere prorogati, è bene prolungare di almeno due anni la conservazione.
Bollette e varie: la ricevuta del bollo auto non va cestinata prima dei 3 anni. Contravvenzioni e multe vanno conservate per 5 anni. Se il versamento avviene presso una rivendita di tabacchi, la ricevuta è rilasciata su carta termica che potrebbe col tempo sbiadirsi e rendere illeggibile la stampa. E’ sempre bene quindi fare una fotocopia, non suscettibile al deterioramento, per poterla poi esibire in caso di controllo. Un indesiderato effetto dell’introduzione del canone Rai nelle bollette elettriche è il raddoppio da 5 a 10 anni dei tempi di conservazione delle fatture, con il Fisco che ha così maggior tempo per scovare eventuali evasori ed esigere il dovuto. Non solo, la prescrizione può essere bloccata con l’invio di solleciti di pagamento. Infatti, in tali circostanze, il termine di prescrizione riparte da zero, ossia ricomincia il conteggio di 10 anni. La fattura semplice per l’elettricità continua, invece, ad essere soggetta al termine quinquennale, analogamente con le bollette di gas, acqua, telefono e nettezza urbana.<<<<<